Oleh: H Ibnu Sina MSi (Arsiparis Muda pada LP2M IAIN Syekh Nurjati Cirebon)
People Forget, Records Remember (Orang bisa Lupa, Arsip selalu Ingat) The Liang Gie
Pada era informasi dan globalisasi sekarang ini, kearsipan yang baik menjadi sangat penting artinya bagi manajemen sebuah organisasi, lembaga atau perusahaan. Setiap pekerjaan dan kegiatan organisasi atau lembaga memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data dan informasi yang penting adalah arsip, karena arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan atau transaksi mulai dari kegiatan perencanaan sampai kepada kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan. Untuk pengambilan keputusan, arsip diolah baik secara manual maupun komputer menjadi suatu informasi yang dipakai dasar dalam pengambilan keputusan.
Arsip dan Kearsipan
Kata arsip berasal dari Bahasa Belanda yaitu “Archief” yang diartikan pertama, tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti kegiatan yang lain, kedua, kumpulan catatan-catatan ataupun bukti kegiatan yang berwujud tulisan, gambar, grafik dan lain sebagainya, ketiga, bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingat. Sehingga arsip bisa saja didefinisikan sebagai kumpulan catatan ataupun bukti kegiatan berupa tulisan, gambar, grafik dan lain sebagainya yang dijadikan sebagai bahan pengingat.
Pengertian Arsip menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam melaksanakan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Sedangkan Kearsipan adalah segala sesuatu yang berkaitan dengan Arsip. Klasifikasi Arsip berdasarkan fungsi dan kegunaannya dapat dibedakan menjadi 2 macam yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Arsip statis merupakan arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan atau lembaga kearsipan. Dalam Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2018 tentang standar deskripsi arsip statis pasal 1 disebutkan bahwa arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverisikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan atau lembaga kearsipan. Definisi yang sama juga muncul dalam UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan.
Peran dan Fungsi Arsip
Arsip memegang peranan sangat penting dan berpengaruh pada seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan terutama yang berkaitan dengan data ataupun informasi, dan arsip menyimpan berbagai sumber informasi penting bagi setiap kegiatan ataupun aktivitas kantor sehari-hari.
Arsip atau Kearsipan memiliki peran penting bagi kehidupan organisasi, terutama sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan alat pengawasan yang sangat diperlukan bagi setiap organisasi/lembaga dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengembangan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian secepat-cepatnya.
Kearsipan merupakan salah satu pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, yang banyak dilakukan oleh lembaga baik lembaga pemerintah maupun lembaga swasta termasuk pondok pesantren. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat-surat dan dokumen kantor lainnya. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran organisasi, yaitu sebagai sumber informasi, dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi.
Tata usaha merupakan proses penyelenggaraan seluruh kegiatan administrasi perkantoran pada organisasi atau lembaga. Tugas-tugas tata usaha mencakup kegiatan kearsipan yang berisi pelayanan data dan informasi hasil proses pengaturan arsip sehingga dapat memberikan pelayanan yang cepat dan tepat bagi yang membutuhkannya.
Arsip dalam sebuah organisasi atau lembaga mempunyai beberapa fungsi, yaitu:
- Sebagai bukti kepemilikan, seperti surat tanah, sertifikat lahan.
- Arsip mempunyai nilai kegunaan administrasi, yaitu arsip yang dapat digunakan dalam proses penyelenggaran kerja dalam usaha mencapai tujuan institusi, seperti program kerja, uraian tugas pegawai, petunjuk penyusunan tugas.
- Arsip mempunyai nilai sejarah yang menggambarkan kejadian atau peristiwa masa lampau, seperti laporan tahunan, notulen atau risalah rapat.
- Arsip mempunyai nilai kegunaan ilmiah, yaitu arsip yang dapat digunakan untuk pengembangan ilmu pengetahuan dan penelitian, seperti hasil karya ilmiah oleh para ahli, laporan-laporan tentang hasil suatu hasil penelitian ilmiah yang dilakukan oleh para ahli.
- Arsip mempunyai nilai keuangan, yaitu arsip yang berhubungan atau yang berisi tentang masalah keuangan, seperti laporan keuangan, kwintasi pembayaran.
- Arsip mempunyai nilai kegunaan pendidikan, seperti program pengajaran, satuan pelajaran.
- Arsip mempunyai nilai kegunaan dokumentasi, yaitu arsip vital yang mempunyai alat mengingat selama- lamanya.
Pentingnya Pengelolaan Arsip
Dalam proses penyajian informasi agar pimpinan dapat membuat keputusan dan merencanakan kebijakan, maka harus ada sistem dan prosedur kerja yang baik dibidang kearsipan. Mustahil jika suatu organisasi lembaga pendidikan atau perusahaan dapat, sanggup dan mampu memberikan data informasi yang baik, lengkap dan akurat, jika kantor tersebut tidak memelihara kearsipan yang baik dan teratur sesuai dengan ketentuan-ketentuan kearsipan yang telah ditetapkan.
Pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan arsip disebut manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengelolaan atau pengurusan arsip yang meliputi penciptaan, pemilihan arsip dan pengendalian arsip.
Manajemen kearsipan merupakan sebuah sistem yang mencakup keseluruhan aktivitas dari siklus hidup arsip (life cycle of a records). Siklus hidup arsip yang terjadi dalam pengelolaan kearsipan meliputi:
1. Tahap penciptaan arsip
2. Tahap penggunaan arsip
3. Tahap penyimpanan arsip
4. Tahap pemeliharaan arsip
5. Tahap pemusnahan arsip
Tugas pokok yang dihadapi oleh manajemen kearsipan ialah penyederhanaan beban kerja tulis menulis, maka dari itu perlu adanya sistem pengaturan kearsipan atau manajemen kearsipan.
Proses kearsipan dalam suatu kegiatan manajemen kearsipan yaitu meliputi aspek planning, organizing, controlling. dalam bidang arsip meliputi masalah perencanaan arsip apa yang benar perlu diciptakan, bagaimana memberi pelayanan arsip tersebut agar dapat memenuhi kebutuhan dalam melaksanakan efesien, mengapa arsip perlu dimusnahkan dan juga dilestarikan.
Untuk dapat merealisasikannya sangat membutuhkan sistem kearsipan yang baik. Pegawai kearsipan yang cakap dan pengadaan fasilitas kearsipan yang memadai merupakan persyaratan yang dibutuhkan untuk mewujudkan sistem kearsipan yang baik. Arsip adalah pusat ingatan bagi setiap kegiatan, karena seseorang tidak mungkin mengingat semua dokumen penting dan catatan yang kompleks.
Sesuai dengan Undang-Undang no 7 tahun 1971 pasal 1 dan 3 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan menyebutkan bahwa tujuan pengelolaan kearsipan adalah menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan bangsa untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban sebagai bukti akuntabilitas kerja instansi pemerintah maupun swasta.
Sekilas tentang Pesantren
Pesantren adalah lembaga pendidikan Islam yang memiliki keunikan dan kekhasan tersendiri. Pesantren pada mulanya merupakan pusat penggemblengan nilai-nilai dan penyiaran (dakwah) agama Islam dan mengajarkan bahasa Arab.
Sebagai lembaga, pesantren yang dimaksudkan untuk mempertahankan nilai-nilai keislaman dengan titik berat pada pendidikan dalam kegiatannya tentu membutuhkan pengelolaan yang baik dari segi manajemen, akademik (kurikulum), fasilitas maupun informasi yang terdapat di dalamnya. Setiap kegiatan organisasi atau lembaga pasti membutuhkan informasi sebagai pendukung kegiatan, pengambilan keputusan serta kebijakan.
Pondok Pesantren Secara etimologis, terdapat berbagai pendapat yang diajukan para ahli berkenaan dengan pengertian santri. Kata santri adalah gabungan dari dua suku kata, “san” yang berarti manusia baik dan “tra” yang artinya suka menolong. Dalam kerangka ini, kata santri dapat dipahami sebagai kumpulan individu-individu yang terdidik (khususnya dalam ilmu-ilmu keagamaan) yang berorientasi pada aksi-aksi sosial-kemasyarakatan.
Dalam Ensiklopedi Pendidikan dikemukakan bahwa, kata santri berarti orang yang belajar agama Islam, sehingga pesantren mempunyai arti tempat orang berkumpul untuk belajar agama Islam. Untuk membedakan antara pendidikan pesantren dan yang lainnya, perlu diketahui elemen-elemen yang harus dipenuhi.
Pertama, adanya Masjid. Masjid merupakan elemen yang tidak bisa dipisahkan dengan pesantren dan dianggap sebagai tempat yang tepat untuk mendidik para santri, terutama dalam praktek shalat lima waktu, khutbah, shalat bejamaah dan pengajian Kitab Kuning. Kedudukan masjid sebagai pusat aktivitas dalam tradisi pesantren merupakan manifestasi universal dari sistem pendidikan nasional.
Kedua, pembelajaran Kitab Kuning. Pada masa lalu, pengajaran Kitab Kuning, terutama karangan ulama-ulama bermazhab syafi’I merupakan satu-satunya pengajian formal yang diberikan dalam lingkungan pesantren. Tujuan utamanya adalah mendidik calon ulama yang disebut kiai.
Ketiga, Santri. Menurut pengertiannya yang dipakai dalam lingkungan pesantren, orang alim baru dipanggil kiai kalau sudah memiliki pesantren lengkap dengan santri- santrinya, yang tinggal di sana untuk mempelajari Kitab Kuning. Dengan demikian, santri merupakan elemen penting dalam sebuah lembaga pesantren.
Keempat, Kiai. Kiai merupakan elemen yang paling esensial dari suatu pesantren. Ia bahkan bisa disebut sebagai orang yang mendirikan pesantren, memilikinya, dan menguasai pengetahuan agama. Ia secara konsisten menjalankan ajaran-ajaran agama. Maka sudah sewajarnya kalau tumbuh dan berkembangnya suatu pesantren diukur dari kiainya. Pesantren merupakan cikal bakal dari pendidikan Islam di Indonesia yang didirikan karena tuntutan dan kebutuhan zaman. Pesantren dilahirkan atas kesadaran kewajiban dakwah Islamiah, yakni menyebarluaskan dan mengembangkan ajaran Islam sekaligus mencetak kader-kader ulama dan da’i.
Pesantren telah lama menjadi lembaga yang memiliki kontribusi penting dalam ikut serta mencerdaskan bangsa. Banyaknya jumlah pesantren di Indonesia serta jumlah santri yang sangat besar pada tiap pesantren menjadikan lembaga ini layak diperhitungkan dalam kaitannya dengan pembangunan bangsa di bidang pendidikan dan moral.
Hampir 100% pendidikan yang berada atau dilaksanakan di pesantren adalah milik masyarakat dan berstatus swasta, secara keseluruhan pendidikan pondok pesantren dapat diklasifikasikan menjadi empat tipe, yaitu:
a). Pesantren yang menyelenggarakan pendidikan formal dengan menerapkan kurikulum nasional, baik yang hanya memiliki sekolah keagamaan (MI, MTs, MA, dan PT Agama Islam) maupun yang juga memiliki sekolah umum (SD, SMP, SMA, dan PT Umum), seperti Pesantren Tebuireng Jombang dan Pesantren Asy-Syafi’iyyah Jakarta.
b). Pesantren yang menyelenggarakan pendidikan keagamaan dalam bentuk madrasah dan mengajarkan ilmu-ilmu umum meski tidak menerapkan kurikulum nasion al, seperti Pesantren Gontor Ponorogo dan Darul Rahman Jakarta.
c). Pesantren yang hanya mengajarkan ilmu-ilmu agama dalam bentuk Madrasah Diniyah (MD), seperti Pesantren Lirboyo Kediri dan Pesantren Tegalrejo Magelang.
d). Pesantren yang hanya sekedar menjadi tempat pengajian.
Pada pesantren tipe pertama dan kedua, sistem pembelajaran tradisional berupa sorogan, bandongan, balaghah atau halaqah mulai diseimbangkan dengan sistem pembelajaran modern. Dalam aspek kurikulum misalnya, pesantren tidak lagi hanya memberikan mata pelajaran ilmu-ilmu keislaman, tetapi juga ilmu-ilmu umum yang diakomodasi dari kurikulum pemerintah, seperti Matematika, Fisika, Biologi, Bahasa Inggris, dan Sejarah. Begitu pula dalam pesantren baru ini, sistem pengajaran yang berpusat pada kiai mulai bergeser. Pihak pesantren umumnya merekrut lulusan-lulusan perguruan tinggi, terutama dari IAIN, UIN, atau STAIN untuk menjadi tenaga pengajar.
Kearsipan di Pesantren
Pondok Pesantren termasuk sebagai lembaga pencipta arsip dan menerima arsip yang sangat penting untuk diselamatkan dan dan dilestarikan, misalnya:
- Mulai sejarah berdirinya sampai dengan peran ulama dan santrinya.
- Pondok Pesantren banyak melahirkan tokoh-tokoh besar yang bisa dinilai dan diteladani termasuk kehidupan pribadi.
- Pengabdian sejumlah ulama dan para tokoh besar pimpinan pondok pesantren penting diketahui generasi mendatang.
- Menjaga dan menyelamatkan informasi memori kolektif bangsa dengan peran pondok pesantren di dalam pembangunan bangsa.
Beberapa bentuk dan jenis arsip yang ada di pesantren, adalah sebagai berikut:
- Arsip personal pegawai/karyawan pesantren.
- Arsip adminstrasi dan laporan kesiswaan (santri).
- Arsip kegiatan fungsi utama pesantren.
- Arsip kegiatan fungsi fasilitatif pesantren.
- Arsip akademik pembelajaran.
- Arsip keagiatan ilmiah ustadz/guru dan santri.
- Arsip pendidikan dan pelatihan pegawai.
- Arsip hubungan masyarakat dan kerjasama.
- Arsip vital pesantren (dokumen dan surat berkaitan dengan asset pesantren).
- Arsip dokumentasi kegiatan pesantren.
- Arsip pedoman dan kebijakan pesantren.
- Dan lain-lain.
Agar pengelolaan kearsipan di pesantren dapat dilaksanakan dengan baik, maka diharapkan pesantren memiliki beberapa pedoman kearsipan, antara lain:
- Pedoman Tata Naskah Pembuatan Surat.
- Pedoman Pengurusan Surat.
- Pedoman Penataan dan Klasifikasi Arsip.
- Pedoman Pengelolaan arsip vital pesantren.
- Pedoman Pemusnahan/Penyusutan arsip pesantren.
- Jadwal Retensi arsip pesantren.
Pesantren sebagai lembaga yang memiliki kontribusi penting dalam ikut serta mencerdaskan kehidupan bangsa di Indonesia serta jumlah santri yang sangat besar pada tiap pesantren menjadikan lembaga ini layak diperhitungkan dalam kaitannya dengan pembangunan bangsa di bidang pendidikan dan moral. Pesantren sudah seharusnya memiliki manajemen atau pengelolaan kearsipan yang baik dan dilaksanakan dengan benar.
Penutup
Anjuran terhadap pentingnya beban kerja tulis menulis juga terdapat dalam Al-Quran Surat Al-Qamar ayat 53:
Wahai orang-orang yang beriman! Jika seseorang yang fasik datang kepadamu membawa suatu berita, maka telitilah kebenarannya, agar kamu tidak mencelakakan suatu kaum karena kebodohan (kecerobohan), yang akhirnya kamu menyesali perbuatanmu itu. (QS. Al Hujurat: 6)
Ayat diatas menjelaskan bahwa Arsip penting dijaga, karena sewaktu waktu dibutuhkan untuk menjadi bukti kebenaran agar mudah ditemukan, namun apabila terjadi kecerobohan maka akan timbul penyesalan dan kecelakaan. Apabila Arsip tidak ditangani dengan baik dan benar, maka akan berdampak pada hilangnya bukti-bukti sejarah sebagai rujukan historis, tidak adanya bukti rekaman atau dokumen, tidak adanya bukti memori organisasi, hilangya asset, akan mengganggu proses perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan kegiatan, dan lain-lain.
About The Author
